RedaksiOleh: Shella Rafiqah Ully
Sebelum 2011 pengadaannya diserahkan ke fakultas. Tak seragam warna serta lambatnya pengadaan jadi masalah. Setelah 2011 pengadaannya diambilalih rektorat. Namun, masalah keterlambatan tetap tak teratasi.
Ia tengah dilanda kebingungan. Arya Dharma, mahasiswa Fakultas Teknik 2011 harus melewati tahap ujian tertulis pada Februari 2012 lalu untuk menangkan beasiswa. Salah satu syarat mengikuti ujian adalah memakai jaket almamater.
Namun, ia tak punya almamater meski telah setahun menjadi mahasiswa. Setelah berpikir panjang, ia pilih untuk meminjam jaket almamater milik seniornya. “Tapi merepotkan,” ujarnya.
Arya sesalkan pengadaan jaket almamater yang terlambat. Apalagi fungsinya vital fungsinya sebagai identitas mahasiswa. “Jangan sampai gara-gara jaket almamater yang terlambat mahasiswa pun tersendat ikut kegiatan kampus,” paparnya kecewa.
Masih di tahun yang sama, mahasiswa Fakultas Kesehatan Masyarakat 2013 Manna Shintya Yuliana akan mengikuti kunjungan ilmiah ke salah satu perusahaan teh dalam kemasan.
Selain punya syarat harus membayar biaya administrasi peserta juga diharuskan pakai jaket almamater dalam kunjungannya.
Sebagai mahasiswa baru ia juga sangat kebingungan kala itu. Alhasil, ia juga pinjam jaket almamater seniornya. Ia punya pendapat harusnya jaket almamater dibagikan saat pendaftaran ulang. “Kalau almamater dibagikan di awal dan ada kegiatan seperti ini, enggak usah pinjam ke senior,” harap Manna.
Ketika menjabat sebagai Gubernur Pemerintahan Mahasiswa (Pema) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Iskandar Zulkarnaen pernah aktif mendesak adanya jaket almamater ke rektorat.
April 2012 Iskandar memutuskan untuk temui PR III Raja Bongsu Hutagalung. Ia audiensi mempertanyakan tindakan Bongsu perihal ketiadaan jaket almamater serta tuntutan atas janji PR III sebelumnya Prof Eddy Marlianto untuk ambil alih kembali pengadaan jaket almamater oleh rektorat.
Menanggapi hal tersebut, Bongsu lupa dirinya pernah didatangi Gubernur FISIP 2011. Namun, ia memang upayakan almamater dibagikan cepat. “Diupayakan segera setiap tahunnya,” jelasnya.
Sejak tahun 2011 ketika pengadaan jaket almamater diambilalih penanganannya oleh rektorat kondisinya tak lebih baik. Jaket almamater justru baru didistribusikan ke mahasiswa September 2012.
Suranto, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) kala itu punya alasan bahwa pengadaan jaket almamater memakan waktu yang lama dan seleksi yang panjang karena kuantitas yang banyak.
Hal yang sama terulang pada tahun 2012. Hingga Maret 2013 tender tahun 2012 belum juga dilelang. PPK tahun 2013 Suhardi punya alasan lain. Menurutnya kendala di tahun 2012 adalah belum terkumpulnya data ukuran jaket dari bagian kemahasiswaan sehingga pihaknya terlambat menyusun dokumen untuk diserahkan ke Unit Layanan Pengaduan (ULP).
Namun, Suhardi menyangkal. Ia coba berikan gambaran sistem pengadaan almamater di USU. PPK butuh waktu sekitar lima belas hari untuk buat harga perkiraan sementara (HPS) dan lakukan cek pasar setelah menerima jumlah ukuran, desain model serta jenis kain dari bagian kemahasiswaan. Laporan ini diserahkan ke pihak ULP untuk dibuatkan dokumen lelang melakukan pelelangan serta melakukan evaluasi lelang dengan perkiraan waktu sekitar dua puluh delapan hari hingga pengumuman pemenang lelang.
Kemudian pengadaan dikembalikan oleh pihak ULP kepada PPK untuk siapkan proses ikat kontrak. PPK tinjau kembali banyaknya jumlah jaket yang akan dijahit untuk estimasikan waktu. “Untuk keseluruhan paling lama cuma menghabiskan waktu enam bulan.”
Meski mengaku jaket almamater penting, Bongsu tak terlalu permasalahkan pengadaan jaket almamater yang terlambat. “Saya kira tak ada masalahlah, mahasiswa yang mewakili USU di acara-acara luar pun paling di tahun-tahun kedua.”
Hal tersebut jelas berbeda saat pengelolaan jaket almamater ditangani oleh fakultas. Misalnya saat pengadaan almamater di FH. Tahun 2010 pengadaannya diserahkan kepada Pema FH yang saat itu dipimpin oleh Alamin Syahputra melalui dekanat.
Pema FH atur pengelolaan mulai dari pengelompokan ukuran hingga proses pendistribusian. Sedangkan untuk desain dan warna, pema menyesuaikan dengan almamater di tahun sebelumnya. Harganya Rp 130 ribu per potong.
FISIP punya cerita lain lagi. Mahasiswa Ilmu Komunikasi 2010 Marina Azhari katakan kekecewaannya tak dapatkan almamater setelah satu semester kuliah pada 2010. Ia tak tahu ternyata jaket almamater tidak masuk ke dalam dana kelengkapan akademik (DKA).
Karena tak kunjung dapatkan almamater hingga semester dua, akhirnya ia bersama teman satu angkatannya berinisiatif membuat jaket almamater dengan biaya pribadi. “Kalau harganya bisa murah, ya kita tempah sendiri,” ujarnya.
Marina menceritakan waktu itu ia dan temannya memesan jaket melalui Ardana yang juga mahasiswa Ilmu Komunikasi 2010. Ardana bersedia memegang tender pengadaan jaket untuk kawan-kawan seangkatannya dengan mematok harga Rp 80.000 per jaket almamater.
Ardana mulai pengerjaan dengan bicarakan harga bersama penjahit atau perusahaan konveksi langganannya. Setelah sepakati harga per potong ia kumpulkan daftar ukuran setiap mahasiswa dan mulai mengumpulkan uang.
Hanya butuh waktu sekitar empat bulan sejak proses pengukuran dilakukan dan uang terkumpul. Setelah itu almamater diterima oleh mahasiswa. “Untuk tukang jahit skala kecil, seratus potong jaket bisa selesai dalam seminggu,” pungkasnya. .
Meskipun demikian, Bongsu tetap punya pendapat bahwa pengelolaan jaket almamater oleh dekanat ataupun pema bukan solusi. Pengadaan almamater oleh dekanat ataupun pema juga tak luput dari masalah, salah satunya adalah hijau yang tak seragam di tiap fakultas.
Ia mengatakan rektorat sedang upayakan almamater lebih cepat setiap tahunnya, namun banyak kendala yang masih dihadapi. Sejauh ini rektorat upayakan solusi untuk perbaikan sistem di bagian pengadaan. “Sabar aja, kita kerjakan pelan-pelan biar enggak kecewa nantinya,” harap Bongsu.
Perbaikan sistem yang dimaksud Bongsu salah satunya adalah menyediakan enam contoh almamater dengan ukuran s, m, l, xl, xxl dan xxxl di tiap fakultas. “Jadi pas ngukur jaket almamaternya enggak nerka-nerka lagi,” jelasnya.
Bercermin pada Universitas Tetangga
Tiga tahun terakhir pengelolaan jaket almamater dikembalikan ke rektorat. Tujuannya agar tak lagi ada perbedaan warna di tiap fakultas dan dikelola dengan baik. Tapi harapan itu seperti jauh panggang dari api. Mahasiswa harus sabar lama menunggu untuk membanggakan jaket almamaternya.
“Enggak apa-apa terlambat, tapi ukurannya pas.” – Pembantu Rektor III Raja Bongsu Hutagalung
Padahal di beberapa universitas negeri lain, jaket almamater selalu dibagikan di awal tahun ajaran. Sebut saja UI dan IPB.
Tapi tak perlu terlalu jauh ambil contoh. Universitas Negeri Medan (Unimed) yang jadi tetangga USU pun demikian. Mereka bagikan jaket almamater kepada mahasiswa di awal tahun ajaran.
Mahasiswa Pendidikan Sejarah Unimed 2013 Wilda Hafni membenarkan hal tersebut. Ia mengatakan bahwa dirinya mendapatkan jaket almamater selang tiga bulan dari waktu awal ia memulai perkuliahan.
Wilda bilang mahasiswa Unimed memang membutuhkan jaket almamater lebih awal karena sudah harus melakukan kuliah lapangan sejak tahun pertama. “Jaket almamater jadi tanda sebagai mahasiswa Unimed.”
Kepala Subbagian (Kasubag) Perlengkapan Unimed Ahmad Albar berikan penjelasan perihal proses pengadaan almamater di tempatnya. Ia bilang selama ini Unimed kelola almamater dengan perhitungan estimasi daya tampung mahasiswa baru.
Untuk tahun 2014 misalnya. Pihaknya sudah susun anggaran pada 2013 berdasarkan daya tampung di tiap program studi untuk pengadaan jaket almamater 2014. “Tahun ini kami sudah mulai lelang,” ujarnya.
Ahmad juga mengatakan bahwa Unimed tak pakai sistem cek ukuran per mahasiswa seperti USU. Mereka sediakan free size berdasarkan perkiraan yang disediakan oleh bidang kemahasiswaan dan berdasarkan hasil konfirmasi mahasiswa sewaktu daftar ulang. “Kalau lima ribu orang diukur-ukur lagi, mau berapa lamalah?”
Ia menambahkan biasanya ukuran mahasiswa tak terlalu jauh berbeda tiap tahunnya. Dengan sistem seperti ini paling tidak menghabiskan waktu sekitar empat bulan pengerjaan mulai dari proses tender hingga pendistribusian. “Dikerjakan mulai bulan Agustus, selesainya sekitar November,” papar Ahmad.
Dengan sistem ini mahasiswa Pendidikan Fisika 2013 Susilawaty Siregar tak punya keluhan tentang ukuran almamater yang diterimanya. “Memang agak sedikit besar tapi kelihatan lebih bagus, enggak ngepas.”
Bongsu turut berkomentar. Ia tak sependapat dengan sistem perkiraan ukuran badan. “Risikonya nanti mahasiswa kerja dua kali, kalau enggak pas nanti bawa lagi ke tukang jahit jadi harus bayar lagi,” papar Bongsu.
Ia harapkan mahasiswa lebih sabar tunggu jaket almamater selesai. “Enggak apa-apa terlambat dapat, tapi ukurannya pas.”
Namun, Arya tak sepakat dengan Bongsu. Ia bilang proses pengukuran yang selama ini dilakukan rektorat justru tak punya pengaruh signifikan. “Bukan alasan supaya boleh terlambat,” tegasnya.
Arya menilai sistem di Unimed lebih relevan untuk diterapkan. USU juga bisa contoh Unimed apalagi sudah ada solusi dari Bongsu terkait penyediaan ragam ukuran. Tinggal dilakukan di awal tahun ajaran.
Ahmad juga sampaikan hal serupa. Menurutnya, masing-masing sistem punya kelebihan dan kekurangan. “Tergantung komitmen mahasiswanya, kalau mau cepat ukurannya enggak pas ya nanti jangan komplain,” tutupnya.
Koordinator Liputan: Shella Rafiqah Ully
Reporter: Yulien Lovenny Ester G, Mutia Aisa Rahmi, Febri Rahmania, dan Shella Rafiqah Ully
Laporan ini pernah dimuat dalam Tabloid SUARA USU edisi 97 yang terbit April 2014.
