Redaksi
Oleh: Suratman
Mengakhiri serial drama pengadaan KTM untuk tahun ini, seringnya tinta printer habis serta proses pengerjaan dijadikan sebagai alasan. Klimaksnya cantik menuai guyonan pula.
“Kendala yang menjadi penyebab proses pengerjaan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) lama yakni saat proses pengerjaan tinta sering habis,”.
Demikian alasan lamanya pengadaan KTM mahasiswa baru (maba) 2018. Genap sembilan puluh hari sejak 3 September hingga 3 Desember 2018, selama itu kegiatan akademik Universitas Sumatera Utara (USU) telah berlangsung. Selama itu pula lah penantian untuk kartu berukuran delapan kali lima centi meter sebagai bukti nyata pengakuan atas nama mahasiswa USU oleh maba 2018.
Terlalu sepele. Soal tinta printer sering habis. Lain lagi tinta tidak sembarang. Alias khusus. Pembenaran ini dikatakan langsung oleh Zulfan Medan, selaku Kepala Subbagian Penerimaan dan Acara Akademik seperti disebut SUARA USU dalam artikelnya berjudul “Zulfan: KTM Mahasiswa Baru Sudah Siap” pada 5 Desember lalu.
USU seperti sedang berlari di atas air dalam pengadaan KTM bagi maba. Pasalnya, keterlambatan pendistribusian selalu terganjal karena waktu pengadaan yang lama. Bukan sekali atau dua kali, nyatanya empat tahun berturut-turut sistem tak ada perbaikan.
Semua bermula di tahun 2014. Pendistribusian KTM baru direalisasikan pada semester ketiga perkuliahan. Tepatnya di September 2015.
Usut punya cerita, keterlambatan berpangkal dari rektor baru melakukan penandatanganan surat keterangan panitia pengadaan barang dan jasa di 2015—baca laporan SUARA USU berjudul “SK Baru Diteken, Pengadaan KTM 2014 Terhambat”. Seharusnya akhir Desember 2014 KTM sudah didistribusikan jika tepat waktu.
Mesin pencetak rusak. Alibi itu kemudian terucap sebagai case kedua. Sahihnya mesin rusak akibat beroperasi selama empat tahun memproduksi puluhan ribu kartu. “Wajar saja kalau sekarang rusak,” ungkap Jefri, anggota Tim Pengelola Data Elektronik kala itu dalam artikel yang diterbitkan SUARA USU berjudul “Mesin Cetak Rusak, KTM 2014 Terlambat Didistribusikan” pada 22 September 2015 lalu.
Masalahnya belum selesai, mesin yang rusak terjadi bulan Juli tetapi di September mesin baru didatangkan. Dua bulan hanya untuk proses pengadaan mesin saja.
Selesai cerita KTM mahasiswa 2014 di perkuliahan baru pada semester tiga di tahun itu pula, maba 2015 selanjutnya yang menanti. Tempo penentian ternyata tidak jauh. Pendistribusian KTM 2015 dilakukan di semester kedua. Artinya satu semester lebih cepat.
Memasuki tahun 2016, maba malah mengulang kembali kejadian buruk seperti seniornya menerima KTM di semester 3. Perbaikan pengadaan di 2015 ternyata tidak diikuti malah menyelami masalah kembali.
Jika anak 2014 sepenanggungan dengan 2016, ternyata 2017 tidak sepenanggungan seperti 2015, malah punya babak cerita baru yang lebih menarik. Adanya kerumpangan saat pendistribusian KTM ke lima belas fakultas. Beberapa fakultas menerima KTM di semester satu akhir, dan sebagian lagi di pertengahan semester dua. Babak ini tentu menimbulkan kecemburuan bagi maba.
Grafik pengadaan-pendistribusian KTM sahihnya tidak ada pengkajian. Tiga tahun grafik tidak menaik malah tak terarah jalannya. Memasuki tahun keempat ini—2018—grafik juga tidak menunjukan perbaikan.
Pada saat pengadaan, tinta printer sering habis jadi klimaks cerita, hingga perturutan pendistribusian rumpang di lima belas fakultas. Sama halnya di 2017. Padahal, saat reporter SUARA USU menemui pihak akademik pada Senin, 3 Desember 2018 lalu semua KTM sudah selesai dikerjakan.
Lantas kenapa bisa terjadi kerumpangan saat pendistribusan di beberapa fakultas? Babak baru apalagi untuk tahun 2018 ini. Rasanya sunguh tergelik melihat seri drama pengadaan KTM bagi mahasiswa untuk tahun 2018 ini.
Tiap tahun seri drama pengadaan KTM rasanya selalu menuai guyonan. Jelas saja ekualitas seri ceritanya terlalu timpang jika dibandingkan dengan reputasi USU. Menjadi salah satu universitas besar dan ternama, USU masih kerap tersandung dalam arus yang sama untuk masalah sepele.
Pertama, masalah pengadaan yang terlalu lama. Jika dilihat, masih berdasarkan laporan SUARA USU berjudul “SK Baru Diteken, Pengadaan KTM 2014 Terhambat” Joko Wibowo, Pejabat Pelaksana Program Kerja dan Anggaran USU kala itu menegaskan diakhir bahwa proses pengadaan KTM tak butuh waktu lama. Hanya tiga minggu pelelangan tender dan satu minggu pembuatan KTM. Jika demikian mengapa bisa sampai berbulan hingga tiga semester menanti demi KTM.
USU bersalah tentu klaim ini akan benar, jika kita melihat kasus di tiap tahunnya. Tapi, klaim bersalah juga bisa ditujukan ke pihak penerima tender. Mesin pencetak rusak di 2014 dan tinta printer sering habis saat pengerjaan di pengadaan 2018 sahih sebagai kesalahan penerima tender. Untuk masalah seperti ini, tentunya USU harus benar memilah-milah penerima tender saat pelelangan.
Kasus kedua, USU harus benar-benar mampu membuat sebuah regulasi dalam pemilihan penerima proyek pelelangan tender pengadaan KTM. Contohnya, sebelum pelelangan, dilakukan seleksi adminitrasi untuk melihat prosedur standar pelayanan, riwayat perusahaan, capaian kinerja perusahaan ataupun lainnya secara detail. Agar tidak terjadi penaka membeli kucing dalam karung. Lantaran USU kudu tak lagi menggapil penerima tender tak professional kerjanya. Karena semua akan bersomplokan puntungkan mahasiswa.
Sedangkan kasus ketiga, masalah lain yang kerap dilupakan USU yaitu membuat sistem baru. Sistem baru ini menjadi senjata agar USU tidak lagi terkendala perihal penyesuaian data ke pihak penerima tender. Misalnya saja perkara pasphoto yang selalu bermasalah untuk pengadaan KTM. Kebanyakan maba mengirim swafoto ketimbang pasphoto saat pengisian data pendaftraan online.
Jika saja USU memiliki sistem baru untuk memilah data, di mana hanya menerima data sesuai permintaan standar photo yang diminta, maka tidak akan ada lagi maba yang mengirim foto bentuknya swafoto. Nantinya, apabila data yang dikirim tidak sesuai maka akan valid atau tidak terkirim. Kerja USU akan lebih cepat lagi pastinya dan tidak ada kendala lagi perkara data.
Tentunya menjadi hal cura jika kedepannya USU masih tetap tersandung di arus yang sama untuk KTM ini. Jika pengkajian tidak didalami. Sebabnya semua perkara terlalu teknis.
Pengadaan KTM memang terlalu pelik, ibarat drama, setiap seri tidak terlampau jauh berbeda masalahnya. Masalah selalu tidak pernah selesai, setelah kebaikan maka muncul keburukan. Terlalu mudah ditebak alurnya. Jalan ceritanya panjang, tapi permasalahannya tetap pada kasus yang sama. Jika hanya sebuah drama rasanya tidak masalah, tetapi sebagai lembaga ternama ini bukan ranah yang baik untuk berdrama.
Cukuplah klimaks dari seri drama pengadaan KTM tahun ini menuai guyonan karena tinta printer yang sering kehabisan. Lekaslah berbenah dan pilah-pilah titik puncak cerita tanpa guyonan.
