RedaksiOleh: Yanti Nuraya Situmorang
Jaket almamater tahun ini tetap diwarnai keterlambatan. Memasuki April, ia masih tahap uji laboratorium (lab) kain. Demi jadi lebih baik, wacana baru dilempar.
Di minggu kedua Maret lalu, Meldiana Situmorang dan teman-teman angkatan 2013 lainnya di Fakultas Ilmu Budaya (FIB) diminta untuk memberikan ukuran jaket almamater yang akan mereka gunakan nanti. Meldiana menuliskan ukurannya di selembar kertas yang kemudian diberikan kepada komting. Komtinglah yang bertugas memberikan ukuran tersebut ke Bagian Kemahasiswaan. Setelah itu tidak ada pemberitahuan apa pun terkait jaket almamater ini.
Meldiana bilang pengadaan jaket almamater termasuk lambat. Untuk itulah ia menyarankan agar sebaiknya data ukuran mahasiswa dikumpulkan saat Penyambutan Mahasiswa Baru (PMB). “Supaya bisa langsung dibuat dan jadinya juga lebih cepat. Enggak lambat kayak sekarang ini,” ungkapnya. Sebenarnya, bagaimana kabar jaket tersebut kini?
Muhammad Husni, saat itu masih menjabat sebagai Pembantu Dekan (PD) III Fakultas Hukum (FH), menerima surat yang dilayangkan untuk PD III tiap fakultas. Isinya perintah untuk dekanat tiap fakultas memberikan data ukuran jaket almamater mahasiswa 2013. Dekanat FH sudah miliki datanya, jadi tidak dilakukan pengukuran lagi.
FH lakukan pengukuran sejak PMB dengan menggunakan sampel jaket almamater yang diberikan rektorat. Namun FH tidak langsung memberikan datanya ke rektorat. Saat tenggat pengumpulan pada 11 Maret, FH baru memberikannya.
Sebenarnya awal September 2013 Biro Administrasi dan Kemahasiswaan (BAK) sudah kirimkan surat kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) bahwa akan ada pengerjaan jaket almamater. Oktober 2013 BAK sudah kirimkan surat ke tiap fakultas, meminta segera menghimpun data ukuran mahasiswa 2013 di fakultasnya.
Untuk cara menghimpunnya tergantung fakultas. Fakultas Kedokteran (FK) lakukan pengukuran dengan menggunakan sampel jaket almamater. Pemerintahan Mahasiswa (Pema) FK yang melakukan. Selain FK, Fakultas Ekonomi dan Bisnis juga sudah melakukan pengukuran dengan sampel saat pendaftaran ulang, yang melakukan dekanat.
Berbeda dengan FIB, FH, dan Fakultas Teknik (FT) Mahasiswa diminta ukuran oleh komting, tidak mengenakan sampel. Ukuran yang terkumpul diberikan pada kemahasiswaan fakultas.
Sembari menunggu terkumpulnya data ukuran, akhir Desember 2013 Pembantu Rektor (PR) III Raja Bongsu Hutagalung bersama PPK Suhardi dan Kepala BAK Hindun Pasaribu merumuskan adanya desain jaket almamater yang baru. Tercetusnya ide ini berasal dari Bongsu. Ia merasa jaket almamater sebelumnya kelihatan biasa saja dan tidak bersifat nasional saat digunakan. “Mahasiswa kurang gagah pakainya,” komentar Bongsu.
Bongsu juga meminta BAK mengundang Pema USU turut beri ide karena Pema USU dianggap mewakili seluruh mahasiswa. Surat nomor 729/UN5.1.R3/KMS/2014 tanggal 5 Februari dilayangkan kepada Pema USU. Isinya, mengundang lima perwakilan Pema USU untuk koordinasi desain jaket almamater 2013. Diadakan esok harinya di Ruang Rapat BAK. Namun, Pema USU tak datang. Bahkan hingga sekarang tak ada respon Pema USU.
“Gimana pun Pema USU adalah wakil mahasiswa yang berhak tahu tentang ini,” kata Hindun.
Namun, anggota Pema USU merasa tidak menerima surat itu. Bendahara Umum demisioner mengaku tidak tahu menahu. Pun Sekretaris Jenderal demisioner Ahmad Rivai Naibaho. “Saya sudah cari, tapi enggak ketemu,” ungkapnya. Sedangkan Presiden Mahasiswa Muhammad Mitra Nasution hingga kini tidak bisa dihubungi.
Koordinator Pema Sekawasan Ganda Wijaya juga tidak tahu. Malahan, Ganda berharap surat yang datang ialah surat koordinasi pembagian jaket almamater 2013. “Ini kan udah lama, harusnya sekarang pembagiannya bukan baru minta desain,” imbuh Ganda.
Hindun tegaskan surat undangan memang sudah dikirimkan. Stafnya bernama Yogi langsung mengantarkan ke Sekretariat Pema USU, sekarang jadi basis Komisi Pemilihan Umum (KPU) USU. “Yang pasti udah dikirim, ada buktinya, kok,” tutur Hindun sembari tunjukkan tanda terimanya. Ada nama Putra di sana, sebagai penerima surat.
Ketua KPU USU 2014 Muhammad Sajali mengatakan tak ada orang bernama Putra sebagai anggota KPU dan anggota Pema USU.
Tak ada respon Pema USU, rektorat memutuskan buat desain sendiri. “Terakhir PR III bilang, ditambahin aja bendera merah putih di lengan kanan, ditambah kancing tiga buah diujung lengan. Udah itu aja,” ujar Hindun. Maka, rampunglah desain yang baru.
Sampai saai ini, Suhardi bilang belum ada pelelangan tender jaket almamater. “Gimana mau buat pelelangan, kan harus masuk uji lab kerapatan kain, tahu modelnya bagaimana serta jumlahnya berapa,” ujar Suhardi.
Sebenarnya, wacana jaket almamater 2013 ini sudah dimulai sejak 2012, namun karena anggarannya ada di awal tahun, pengadaan dilakukan di awal 2014. “Rencananya tahun ini akan ada tender untuk 2014, rektorat akan revisi keuangan,” ujar Suhardi
Proses pengadaan lama karena belum ada laporan kemahasiswaan. “Soal kriteria tender itu nanti dulu, yang penting jaket almamater sudah dipegang oleh bagian pengadaan,” ujarnya.
Hal serupa diutarakan oleh Baihaqi, Kepala Bagian LPSE. Dia menyatakan belum terima data dari pihak Unit Layanan Pengadaan (ULP) hingga saat ini. “Kita belum ada terima data apa pun, jadi belum bisa berbuat apa-apa,” tegas Baihaqi.
Keterlambatan pengumpulan data ukuran menyebabkan pengunduran proses pengadaan. BAK yang mengawali dengan pengumpulan data, selanjutnya pengadaan dilanjutkan ke PPK. Setelahnya diadakan pelelangan tender oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), dijahit oleh pemenang tender kemudian diserahkan ke BAK untuk didistribusikan ke fakultas, kemudian dibagi ke mahasiswa. Semua proses diawasi Unit Layanan Pengadaan (ULP).
Maret tiba, tenggat pemberian data ukuran sudah lewat. Ada dua fakultas yang belum memberikan, FK dan FIB. Gubernur Pema FK Wynne Putradana diminta Berliana Hutasuhut, Kepala Subbagian (Kasubbag) Kemahasiswaan FK melakukan pengukuran untuk angkatan 2013 pada 11 Maret lalu. Namun hari itu sampel tertinggal di sekretariat Pema FK, pengukuran pun diundur. Dilakukan secara bertahap hingga 25 Maret. Berliana mengatakan kesalahan bukan karena pihak dekanat. “Datanya terlambat dikirim karena pema lalai melakukan tugasnya,” ujarnya.
Di sisi lain, Wynne mengaku diundurnya pengukuran bukan karena sampel yang tertinggal di sekretariat Pema FK, melainkan karena waktu kuliah yang padat, “Jadi lama pengukurannya,” sahut Wynne.
FIB juga terlambat memberikan data ukuran. Kasubbag Kemahasiswaan FIB Erifah katakan terlambatnya penyerahan data ukuran dikarenakan belum semua departemen di FIB menyerahkannya. “FIB kan jurusannya banyak, tidak mudah kumpulkan mahasiswa buat ngukur,” ujarnya.
Hindun sendiri tak mau menyalahkan siapa pun, menurutnya biar data yang bicara. BAK juga tak mau menekan FK dan FIB untuk secepatnya serahkan data, Hindun bilang biar sama-sama tahu apa efeknya. Pun BAK tidak miliki target kapan akan selesai secara keseluruhan. “Karena terlambat beri ukuran, PPK belum bisa lakukan pengadaan jadi tak bisa dipastikan,” kata Hindun.
Saat dikonfirmasi ulang (28/3), Hindun sudah menerima data ukuran dari seluruh fakultas. “Ya, semua sudah ngasih,” ujarnya.
BAK kemudian memberikan data ukuran ke PR III untuk ditandatangani agar segera diberikan ke PPK. PPK baru menerimanya pada Sabtu, 29 Maret. Kini tinggal PPK yang melakukan tugasnya. PPK sudah bisa lakukan uji lab kain karena sudah dapatkan data ukuran.
PPK sendiri sudah berangkat ke Bandung untuk tes uji kerapatan kain. Nasrul H, Kepala Biro Perencanaan dan Kerja Sama mengatakan mereka sudah dua hari di sana.
“Harusnya hasil dari sana (Bandung –red) diinformasikan ke sini (Biro Perencanaan dan Kerja Sama –red), tapi sampai hari ini belum ada diinformasikan,” sahutnya.
Jumat, 4 April Suhardi sudah kembali dari Bandung. Namun, Suhardi belum bisa memberitahu hasilnya karena ia masih harus membuat dokumen pengadaan berdasarkan hasil hunting dan uji lab kerapatan kain, spesifikasi, serta data ukuran. “Waktunya selama 15 hari buat dokumennya,” ujarnya.
Langkah Baru Pengadaan Jaket Almamater
Selama ini pengerjaan jaket almamater dilakukan di awal tahun, pasalnya dana yang digunakan dianggarkan di awal tahun. Pun 2013, meskipun sudah dibicarakan sejak Desember 2013 pengerjaannya baru bisa dilakukan di awal tahun 2014. Yang menjadi kendala tidak hanya dana yang baru bisa digunakan di awal tahun, namun proses pengerjaan teknisnya juga menjadi kendala.
PR II Prof Armansyah Ginting mengungkapkan sebenarnya pengadaan jaket almamater ini merupakan sebagian dari porsi dana kelengkapan akademik (DKA). Tapi kini diambil dari uang kuliah tunggal (UKT). UKT ini termasuk dalam Pendapatan Negara bukan Pajak (PNBP) dan Rancangan Bisnis dan Anggaran (RBA) tahun ini.
Sebut saja proses penghimpunan data ukuran yang dilakukan di tiap fakultas. Langkah yang mengawali proses pengadaan ini harusnya lebih cepat dilakukan. Agar pengadaan jaket almamater bisa lebih cepat. Tapi dengan sistem sekarang—pengadaan di awal tahun depannya, misal jaket almamater 2012 dimulai di awal tahun 2013 dan jaket almamater 2013 dimulai di awal tahun 2014—pengadaan jaket almamater masih akan lambat karena berefek sistematis di tahun depan.
Namun ada yang beda, Hindun bilang di 2014 akan dilakukan dua kali pengadaan tender. Pertama untuk 2013 dan kedua untuk 2014. Namun ini masih sebatas wacana rektorat saja, belum ada perbincangan lebih lanjut lagi. “Belum direalisasikan,” lanjutnya.
Prof Armansyah juga mengatakan hal yang sama. Sebenarnya, ia yang mewacanakan gagasan ini pada rektorat. Niatnya ingin mempercepat pengadaan jaket almamater. Namun, untuk bagaimana proses pengerjaan dan kapan dimulainya Prof Armansyah belum punya gambaran sama sekali. “Tapi nanti pas PMB langsung diminta ukuran, kan sudah disediakan sampel di tiap fakultas,” ujarnya. Jadi pengerjaannya bisa dimaksimalkan di PPK untuk pengadaan.
Nasrul juga mengetahui perihal wacana ini. Nasrul coba gambarkan proses pengadaannya. Proses dimulai dari PMB, di mana pengukuran jaket almamater langsung dilakukan dengan menggunakan sampel jaket almamater sebelumnya. Kalau menilik proses pengadaan di PPK yang memakan waktu selama empat bulan, maka jaket almamater sudah dapat diterima di akhir tahun. “Apalagi kalau pengerjaannya digencarkan,” tuturnya.
Perihal dana, Prof Armansyah bilang jaket almamater 2014 dianggarkan dengan harga perkiraan sementara (HPS) yang sama dengan HPS pengadaan jaket almamater 2013, yaitu sebesar Rp 1,2 miliar. “Kita akan sampaikan kepada Pak Rektor tentang anggaran ini,” ucap Prof Armansyah.
Husni bilang ia belum mendengar perihal wacana ini. Ia sama sekali tidak tahu kalau tahun ini rencananya akan dilakukan dua kali tender jaket almamater. Ia merasa wacana ini baik untuk dilakukan karena itu berarti mahasiswa 2014 akan mendapatkan jaket almamaternya lebih cepat. Namun, ia juga menyayangkan sikap mahasiswa terkait jaket alamamater ini. Pasalnya di FH masih ada sebanyak tiga karung goni lagi jaket almamater 2012 yang belum diambil. “Padahal katanya butuh,” lanjutnya.
Saat disinggung waktu dimulainya proyek wacana ini, Hindun menjawab, “Jaket almamater 2013 saja belum siap, dikerjakan yang di depan matalah dulu.”
Koordinator Liputan: Yanti Nuraya Situmorang
Reporter: Ferdiansyah, Ika Putri Saragih, Tantry Ika Adriati, dan Yanti Nuraya Situmorang
Laporan ini pernah dimuat dalam Tabloid SUARA USU edisi 97 yang terbit April 2014.
