Redaksi
Oleh: Ruth Cinthia Sianturi
USU, wacana.org – Universitas Sumatra Utara (USU), melalui unggahan akun Instagram @psi.usu, beritahukan tentang penonaktifan akun email bagi mahasiswa yang telah lulus. Hal ini turut dikonfirmasi langsung oleh Kepala Pusat Sistem Informasi (PSI) USU, Mohammad Fadly Syah Putra, Jumat (25/7/2025).
Ia menyatakan bahwa kebijakan ini diterapkan karena akun email merupakan bagian layanan kampus, yang hanya berlaku selama mahasiswa masih aktif secara akademik. “Kebijakan ini sudah dari dulu-dulu dan berlaku bagi seluruh lulusan mulai dari program Diploma, Sarjana, Magister, dan Doktoral,” jelasnya.
Satu bulan setelah proses kelulusan selesai, pihak kampus akan mengirimkan peringatan kepada mahasiswa untuk segera memindahkan data mereka. Kemudian, email akan dinonaktifkan dan dihapus secara permanen setelah enam bulan mahasiswa dinyatakan lulus.
“Pemberitahuan akan dikirim sebulan setelah proses kelulusan. Sehingga, mahasiswa masih memiliki waktu lima bulan untuk mengamankan data, juga dengan publikasi dan lain-lain,” lanjut Fadly.
Perihal penerbitan jurnal yang menggunakan akun email students.usu.ac.id, Fadly menyampaikan bahwa publikasi yang berafiliasi ke USU, sebenarnya sudah wajib dipublikasi sebelum sidang. “Ketika mahasiswa sudah lulus, tidak bisa digunakan lagi. Makanya dalam publikasi itu ada alamat kontak, biasanya ada dua alamat yaitu kontak dosen sama mahasiswa tersebut,” terangnya.
Fadly juga menyebutkan, penonaktifan akun ini penting dilakukan untuk mengelola kuota layanan Google Education yang digunakan oleh USU. “Jika akun-akun yang sudah tidak aktif tetap ada, kapasitas layanan akan penuh dan berdampak pada mahasiswa aktif lainnya,” pungkasnya.
Menanggapi hal ini, mahasiswa lulusan Program Magister Biologi stambuk 2021, Diah, merasa kebijakan ini sangat merugikan alumni yang sudah menggunakan email kampus untuk hal-hal penting seperti publikasi jurnal. Ia beranggapan, email adalah kunci akses riset dan jejaring profesional.
“Kampus memang beralasan soal beban data, tapi harusnya ada jalan tengah. Opsi forwarding, misalnya. Ini bukan cuma soal akun email, tapi juga soal integritas data akademik dan bagaimana kampus mendukung reputasi alumninya. Terutama sejak awal tidak pernah diberitahu soal batasan penggunaan akun email ini,” ujarnya.
